Réservation de ventes (par carte de crédit) dans la boutique en ligne

Avec le succès et la taille croissants des boutiques en ligne et l'augmentation du nombre de commandes, les entreprises sont confrontées au défi de savoir comment améliorer et automatiser leurs processus. En particulier dans les secteurs soumis à une forte pression sur les coûts, les détaillants ...

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Réservation de ventes (par carte de crédit) dans la boutique en ligne
3 novembre 2021

Défi de la comptabilité des cartes de crédit Boutique en ligne

Avec le succès et la taille croissante des boutiques en ligne et l'augmentation du nombre de commandes, les entreprises sont confrontées au défi d'améliorer et d'automatiser leurs processus, en particulier dans les secteurs où la pression des coûts est forte. Pour de nombreux commerçants, la question se pose donc de savoir comment automatiser les processus de comptabilité des cartes de crédit et autres moyens de paiement (PayPal, PostFinance, TWINT) dans leur boutique en ligne. C'est à cette question que je vais tenter de répondre aujourd'hui.

Avec les progrès de la numérisation et les opportunités d'automatisation qui en découlent, les commerçants de toutes tailles peuvent économiser énormément de temps et d'argent s'ils identifient et mettent en œuvre les potentiels d'automatisation. Je suis d'avis qu'il existe un potentiel considérable, notamment dans le domaine de la comptabilité. Nous expliquons pourquoi et proposons des solutions.

Potentiel de numérisation et d'automatisation

La numérisation, en tant que création de représentations numériques, a pour but de stocker des informations sous forme numérique et de les rendre disponibles pour letraitement électroniquedes données.

Source : Statista, 2019

La numérisation est également souvent utilisée comme synonyme d'automatisation. La représentation numérique des processus et des informations permet leur automatisation, et c'est précisément ce potentiel d'automatisation qui existe dans la comptabilité pour les paiements effectués dans les boutiques en ligne des commerçants. Concrètement, je parle ici de l'automatisation du décompte de la TVA, de la comptabilisation des chiffres d'affaires et des frais réalisés via les différents modes de paiement ou de l'automatisation des processus de retour et des flux de paiement qui y sont liés.

Défis à relever

La comptabilisation automatique des transactions par carte de crédit représente pour vous, en tant que commerçant, un défi de taille pour diverses raisons, qui nécessitent un travail manuel important en raison de l'augmentation du volume des commandes :

  • Les paiements par carte de crédit arrivent sur votre compte avec un certain retard et sous forme d'écritures groupées. Il est donc très difficile d'établir un lien entre l'argent sur le compte et les transactions/commandes qui en sont responsables.
  • Si vous livrez sur différents marchés et dans différentes monnaies, des chiffres d'affaires de différentes classes de TVA seront "cachés" dans les virements groupés, vous ne pouvez donc pas simplement comptabiliser les montants versés par les acquéreurs comme des produits. Les commissions sur les cartes de crédit doivent être comptabilisées en diminution des recettes.
  • Il n'est pas possible de déterminer les taux de TVA pertinents sur la base des paiements entrants. Il est fastidieux d'attribuer les paiements aux taux de TVA corrects.
  • Les paiements de l'acquéreur n'arrivent sur le compte bancaire que quelques jours plus tard après la fourniture de la prestation. Il en résulte donc des problèmes de délimitation.
  • Les frais facturés varient en fonction du type de carte. La structure des frais des acquéreurs de cartes de crédit est très complexe, même pour les experts chevronnés .
  • Vos clients ont la possibilité de contester des transactions, ce que l'on appelle des charge backs. Dans le cas d'un chargeback, l'argent est retenu par l'acquéreur et déduit de votre paiement. Cela augmente le travail de rapprochement et vous avez éventuellement intérêt à recouvrer cette créance par d'autres moyens.

Les raisons susmentionnées ont certainement conduit à la conclusion suivante. Vous ne pouvez pas simplement comptabiliser les versements sur le compte bancaire comme un chiffre d'affaires. Sauf si vous avez la garantie de n'avoir qu'un seul taux de TVA (et donc pas d'exportation) et que vous connaissez directement le montant correct de la commission à partir de l'écriture.

Comptabilisation correcte des transactions par carte de crédit

De mon point de vue, il existe deux méthodes pour comptabiliser correctement les chiffres d'affaires des cartes de crédit dans votre boutique en ligne.Dans tous les cas, vous créez un compte séparé dans la comptabilité pour chaque moyen de paiement (Visa, Mastercard, American Express, PayPal, PostFinance, TWINT, etc).Comme alternative, vous pouvez créer un compte par acquéreur (par exemple Debitor Six Payment Services, Debitor Swisscard, PayPal).

Méthode individuelle :

Ainsi, chaque transaction dans votre boutique en ligne est comptabilisée individuellement dans la comptabilité. Lors de la vente, vous ouvrez un compte client auprès de l'acquéreur correspondant ou du mode de paiement utilisé. En cas de paiement sur votre compte, tous les acquéreurs fournissent des rapports de paiement. Dans ces rapports, vous trouverez des informations sur la commande et le montant du paiement. Sur la base de ces informations, vous clôturez le compte client et enregistrez le paiement par carte de crédit.

exemple :

VenteDébiteur SIX Payment Services / Produit de la marchandise CHF (8% TVA)200 CHFTVADébiteur SIX Payment Services / TVA à payer16 CHFPaiementBanque ZKB / Débiteur SIX Payment Services 216 CHFCommissionCharge de commission carte de crédit / Banque5.94 CHF

Cette méthode est coûteuse, car il faut au moins 4 jeux d'écritures pour une transaction. De plus, elle conduit à un gonflement du journal, car pour chaque commande, il faut créer au moins les jeux d'écritures mentionnés ci-dessus.

Livre auxiliaire :

Vous pouvez également considérer la boutique en ligne comme un livre auxiliaire. Dans ce cas, vous comptabilisez les chiffres d'affaires ventilés par TVA à la fin de chaque période (par exemple un mois). Dans la plupart des cas, les données relatives au chiffre d'affaires proviennent de l'exportation de toutes les commandes de votre boutique en ligne ou de la connexion de votre boutique à votre logiciel de comptabilité.Vous pouvez également utiliser un PSP comme wallee, qui peut également vous fournir ces informations. Plus d'informations à ce sujet ci-dessous.

Les paiements reçus sont ensuite directement comptabilisés sur les comptes clients. Dans le jeu d'écritures du virement, vous trouverez en général aussi les montants des commissions.

Vente en SuisseDébiteur SIX Payment Services / Produit des marchandises CHF (8% TVA)20'000 CHFVente à l'exportationDébiteur SIX Payment Services / Produit des marchandises CHF (0% TVA)45'000 CHFTVADébiteur SIX Payment Services / TVA à payer1'600 CHFEntrées de paiements*Banque ZKB / Débiteur SIX Payment Services756 CHFCommissionCharge de commission carte de crédit / banque15.94 CHF* Durant le mois, les différents paiements de l'acquéreur arrivent et sont directement comptabilisés sur le compte de passage Débiteur SIX Payment Services.

Le grand problème de cette méthode est que vous n'avez pas de contrôle au niveau de la transaction individuelle et que vous ne recevez donc pas d'informations sur les chargebacks. De plus, il s'agit de comptes transitoires dont le rapprochement est très difficile. Il s'agit toujours d'un nombre relativement élevé d'écritures manuelles et du travail de rapprochement qui y est lié. Vous pouvez bien sûr fixer une limite aussi élevée que possible pour le nombre de paiements des acquéreurs, dans la mesure où les liquidités le permettent. Vous pouvez ainsi réduire le nombre d'écritures.

Automatiser la comptabilité des cartes de crédit dans la boutique en ligne

Quelle que soit la méthode que vous choisissez finalement. Le travail manuel reste relativement important ou vous devez vous attendre à une perte de transparence. Je suis donc d'avis qu'à l'ère du numérique, il doit y avoir une solution automatisée à ce problème de comptabilisation automatique des cartes de crédit, des transactions PayPal, etc.

wallee offre désormais la possibilité d'activer la fonction Reconciliation et d'automatiser ainsi entièrement tout ce que nous avons décrit ci-dessus.Lors du traitement des transactions via wallee, nous avons toutes les informations de votre commande au niveau du Line Item, y compris le taux de TVA. Nous savons donc exactement ce que vos clients achètent, à quel taux de TVA et pour quel montant brut. Si vous traitez les transactions via wallee, nous pouvons en outre lire automatiquement les données de paiement de l'acquéreur de la carte de crédit et les attribuer aux transactions.

En d'autres termes, vous évitez la comptabilisation manuelle des chiffres d'affaires et vous avez en outre réalisé directement une intégration simple de votre comptabilité pour votre boutique en ligne.

Transparence :

Nous vous indiquons pour chaque transaction si elle a été payée. Dans wallee, vous trouverez des informations sur la date et le compte sur lequel l'argent a été transféré et sur les frais appliqués. Tout est entièrement automatisé, car nous lisons et traitons les fichiers de réconciliation des acquéreurs de cartes de crédit, PayPal, PostFinance, TWINT, les fournisseurs de factures, les fichiers CAMT, etc.

Dans chaque transaction, vous voyez quand et combien a déjà été payé sur quel compte.

Livre auxiliaire automatisé :

Nous tenons pour vous un livre auxiliaire entièrement automatisé. Effectuez vos transactions par notre intermédiaire et nous vous fournirons à la fin de la période un extrait détaillé que vous pourrez remettre à votre comptable ou transférer vous-même dans votre programme de comptabilité. Vous réduisez ainsi considérablement le travail et les coûts et pouvez vous consacrer à des choses plus importantes. L'intégration de votre boutique dans le logiciel de comptabilité financière / ERP n'est plus nécessaire.

Dans le livre auxiliaire, tous les chiffres d'affaires sont affichés par taux d'imposition. Vous pouvez ainsi transférer cet enregistrement comptable dans votre grand livre à la fin de la période.

Sécurité

Nous sommes bien sûr conscients qu'il s'agit d'informations financières sensibles. Toutes les données sont cryptées et certifiées PCI.

Intégration

J'espère que vous m'avez suivi jusqu'ici.L'activation de la comptabilité automatisée est très simple et peut être activée en appuyant sur un bouton. Dès que la réconciliation est activée, wallee génère automatiquement les enregistrements comptables correspondants. Si vous traitez les cartes de crédit via un acquéreur direct wallee, les paiements devraient être automatiquement importés dans votre espace. Nous travaillons assidûment à l'intégration d'autres moyens de paiement et acquéreurs. Actuellement, nous prenons en charge les modes de paiement suivants :

  • Carte de crédit via SIX ACQUIRING
  • PayPal
  • Facture BVR
  • Facture via MF Group
  • PostFinance E-Finance et Card (mi-février 2019)
  • TWINT (fin février 2019)
  • Autres sur demande

Il n'est pas nécessaire d'intégrer votre boutique en ligne dans la comptabilité. Vous pouvez simplement transférer le livre auxiliaire à intervalles réguliers dans votre comptabilité. Nous vous le montrerons dans le prochain blogpost à l'aide de l'exemple de Bexio.

Un énorme potentiel d'économies

Dans les explications ci-dessus, nous vous avons présenté deux méthodes de comptabilisation des transactions par carte de crédit. Partons du principe que vous ou votre comptable avez besoin d'environ 5 minutes pour créer un enregistrement. Le coût d'une écriture correspond donc à environ 4,10 CHF pour un tarif horaire d'environ 50 CHF. Si vous effectuez le paiement via wallee, nous nous chargeons de la comptabilisation du chiffre d'affaires ainsi que du rapprochement des comptes dans le livre auxiliaire des différents types de paiement de manière automatisée pour 2 centimes par écriture. Découvrez comment nous pouvons vous aider à résoudre ce problème.

Multicanal / Terminaux

Pour être honnête, la solution ci-dessus ne fonctionne que si vous n'enregistrez pas déjà le chiffre d'affaires via la connexion de votre boutique en ligne et que seules les transactions e-commerce peuvent être enregistrées actuellement. Nous travaillons cependant déjà avec des partenaires qui nous permettent de résoudre ce genre de problèmes et de vous aider de manière globale.

En cas de questions, notre équipe d'assistance est à votre disposition à tout moment.

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