Comptabilité automatisée dans votre boutique en ligne avec Bexio

Depuis peu, wallee offre aux commerçants la possibilité tant attendue d'automatiser la comptabilité de leur boutique en ligne. Nous avons déjà évoqué en détail les défis de la comptabilité des cartes de crédit et autres moyens de paiement tels que PayPal, PostFinance, TWINT dans notre blog PostCreditCard Accounting du 30 janvier 2019.L'article suivant a pour but de montrer comment l'exportation de la comptabilité de wallee peut être transférée facilement dans la comptabilité de Bexio.

Il sera ainsi possible d'intégrer facilement votre boutique en ligne (Shopify, Magento, WooCommerce, Shopware, PrestaShop, OpenCart, etc), pour laquelle nous fournissonsdéjà aujourd'hui des intégrationsprêtes à l'emploi au moyen de plugins.

Concept comptable du livre auxiliaire

Comme mentionné dans le blog précédent, il existe différentes possibilités de transférer le chiffre d'affaires de votre boutique en ligne vers la comptabilité.

Nous sommes d'avis qu'une comptabilité avec un livre auxiliaire est suffisante pour la plupart des commerçants. Pour vous, en tant que commerçant, cela présente l'avantage que wallee crée dans le livre auxiliaire chaque transaction et les jeux d'écritures correspondants et qu'il peut également les exporter à des fins de transparence. Vous n'avez plus qu'à transférer régulièrement l'état des comptes du livre auxiliaire dans wallee vers votre comptabilité Bexio, ce qui ne nécessite pas de connexion technique de votre boutique Magento, WooCommerce, Shopify, etc. à Bexio n'est pas nécessaire. De plus, vous réduisez massivement votre travail de comptabilisation, car vous ne devez reprendre qu'un seul jeu d'écritures par mois. Vous pouvez à tout moment consulter ou exporter les écritures détaillées dans wallee.

À des fins de révision et de transparence, vous avez bien sûr accès à tout moment aux différentes écritures du livre auxiliaire et pouvez également les exporter au format CSV en appuyant sur un bouton.

Configuration

Dans cet exemple, je vous montre comment relierfacilement votre boutique (dans mon exemple, une boutique WooCommerce) à Bexioet transférer à intervalles réguliers les paiements effectués / dans le grand livre chez Bexio.

Important : La fonction de réconciliation n'est pas disponible pour tous les modes de paiement. Nous travaillons activement à l'intégration d'autres modes de paiement. Actuellement, nous proposons cette fonctionnalité pour les modes de paiement suivants :

• cartes de crédit si elles sont traitées directement via wallee
• Factures BVR via le bulletin de versement orange.
• Factures via MF Group.
• PostFinance Card / E-Finance.
• TWINT.
• PayPal.

Configuration dans Bexio

Pour la connexion de la comptabilité de wallee à Bexio, aucune intégration technique n'est nécessaire. Néanmoins, vous devez vous assurer que les comptes nécessaires existent dans le plan comptable de Bexio. Vous trouverez des informations à ce sujet dans les pages d'aidede Bexio.

Dans notre cas concret, j'ai créé les comptes suivants :

• 1022 - Compte bancaire Compte SIX Acquiring.
• 1021 - Compte bancaire PostFinance pour les versements via BVR.
• 6941 - frais de SIX cartes de crédit.
• 1101 - Boutique en ligne des débiteurs.
• 3201 - Produit de la vente Shop 0 % TVA

Nous avons ainsi créé les comptes nécessaires dans le grand livre, que nous pouvons maintenant comptabiliser à chaque fois périodiquement avec les entrées du livre auxiliaire.

Création des jeux d'écritures dans wallee

Pour que wallee puisse générer les jeux d'écritures, la fonction de réconciliation doit être activée. Pour ce faire, navigue dans la liste Fonctions > Reconciliation et clique sur Activer.

Activer la fonction de réconciliation

Désormais, tous les jeux d'écritures nécessaires sont générés automatiquement. Nous recevons désormais régulièrement les informations de paiement des moyens de paiement (carte de crédit, PayPal, BVR, TWINT, PostFinance, etc.). En cas d'acquisition via SIX ou Concardis, nous récupérons automatiquement les informations de paiement correspondantes (EPA Files / MRX Files). Il en va de même pour d'autres moyens de paiement tels que les bulletins de versement BVR pour lesquels nous extrayons des données de chiffre d'affaires et de frais correspondantes du CAMT 054.

Reconciliation Files / Informations sur le paiement

Chacun des modes de paiement fournit ici des sources différentes. En principe, aucune autre étape de configuration n'est nécessaire de votre côté. Avec l'activation du mode de paiement et de la fonction de réconciliation, les configurations sont automatiquement mises en place :

• Cartes de crédit (Visa / MasterCard) : en fonction de l'acquéreur, nous recevons ici les informations de réconciliation dans les données de paiement. Celles-ci contiennent des informations sur le chargeback, les montants versés et les taux de commission appliqués. Les formats varient en fonction de l'acquéreur. Les exemples sont MRX dans le cas de SIX Payment Services ou EPA chez Concardis.
• Les factures BVR : Ici, les informations de paiement sont créées automatiquement sur la base des informations contenues dans le CAMT. Les éventuels frais de virement sont automatiquement comptabilisés.
• MF Group (facture) : si vous pratiquez l'affacturage via MF Group, nous recevons régulièrement les informations de paiement de la part de MF Group.
• PostFinance (PostFinance Card / E-Finance) : tous les frais et informations de rémunération pertinents sont mis à notre disposition dans le cadre des fichiers CAMT.
• TWINT : dans le cas de TWINT, nous recevons les paiements via l'API de TWINT, qui sont importés automatiquement.
• PayPal : les informations de paiement de votre compte PayPal sont automatiquement communiquées à wallee. Les webhooks correspondants sont automatiquement configurés lors de l'installation du mode de paiement.

Si vous avez besoin d'informations supplémentaires sur d'autres modes de paiement pour votre comptabilité, n'hésitez pas à nous contacter.

Accounting Summary / Relevé de la comptabilité auxiliaire

Comme nous disposons de toutes les informations pertinentes pour l'attribution, nous pouvons traiter ces données et vous fournir les enregistrements comptables nécessaires sur la base des informations de paiement.

Résumé de la comptabilité en wallee

Comme on peut le voir sur l'image, les écritures correctes du journal sont effectuées pour chaque commande (y compris les écritures de TVA). Vous trouverez également des exemples d'écritures dans le blog post sur la comptabilitéavec carte de crédit.

Les créances ouvertes créées automatiquement sont automatiquement clôturées dès que nous recevons les informations correspondantes des types de paiement, qui sont en règle générale importées automatiquement et sans configuration de votre part. Dans les informations de paiement des types de paiement, nous disposons entre autres des informations suivantes :

• Quel montant a été versé sur quel compte et à quelle date.
• A combien s'élevaient les frais
• D'éventuels charge-backs parce que vos clients ont contesté le paiement.

Report du livre auxiliaire

A la fin de la période (en général à la fin du mois) ou à la fin du jour ouvrable, vous pouvez générer dans wallee ce que l'on appelle un résumé. Ce rapport contient un résumé des comptes enregistrés et de leur modification.

Cela signifie que wallee agrège automatiquement toutes les informations sur les créances ouvertes et les montants payés dans la période que vous avez spécifiée. Vous devez veiller à ce qu'il n'y ait pas de lacunes dans les plages horaires, c'est pourquoi nous vous recommandons d'établir les rapports tous les mois.

Grâce aux données de réconciliation des acquéreurs et des modes de paiement, nous disposons maintenant de toutes les informations nécessaires pour passer dans Bexio l'écriture de report correspondante du livre auxiliaire au grand livre. Pour cela, je crée d'abord un rapport pour la période souhaitée. Dans mon exemple, je souhaite avoir toutes les transactions du 1.1.2019 au 31.1.2019 qui ont été traitées en francs suisses.

Créer un rapport pour la période souhaitée

Je transfère maintenant ces données dans le grand livre de Bexio à l'aide d'une écriture manuelle.

Transfert des données au grand livre dans Bexio via une écriture manuelle

Notez que dans ce cas, le produit de la vente a été saisi en brut. C'est-à-dire le produit total des ventes, TVA incluse (brut). Avec la sélection de l'élimination de la TVA directement par Bexio. Il aurait bien sûr été possible d'ajuster manuellement l'écriture en conséquence, mais cela pose des problèmes pour la taxe sur le solde, qui n'est pas représentée de cette manière dans wallee et qui garantit en outre dans cette procédure que Bexio remplit correctement les formulaires de TVA pour vous.

Comptabilisation des paiements de l'acquéreur ou des moyens de paiement

En raison des différences de taux de change, chaque devise doit être exportée séparément. Nous vous recommandons donc de tenir des comptes correspondants auprès de l'acquéreur et de votre banque pour chaque devise que vous proposez dans le shop. Nous recommandons dans ce cas le report dans le grand livre sur la base du cours moyen mensuelde l'AFC.

Comptabilisation des encaissements réguliers sur votre compte du moyen de paiement

Si vous avez relié Bexio à la banque, ces paiements sont régulièrement lus pour être comparés. En fonction de l'acquéreur et du moyen de paiement, ils arrivent régulièrement sur votre compte.

Chez la plupart des acquéreurs / moyens de paiement, vous disposez d'un compte sur lequel sont enregistrés les paiements pour les différents types de paiement. Le solde journalier est versé à intervalles réguliers sur votre compte, déduction faite des frais convenus. En d'autres termes, nous comptabilisons ces paiements comme un échange actif du compte bancaire auprès de l'acquéreur vers le compte de paiement correspondant auprès de la banque dans Bexio. Cela signifie que nous utilisons le compte de passage 1022 Compte SIX Bank créé précédemment et comptabilisons les paiements entrants de l'acquéreur contre ce compte que nous utilisons comme compte de passage. Vous pouvez ignorer les frais, nous les reportons dans l'écriture collective.

Comptabilisation des paiements de l'acquéreur ou des moyens de paiement

Synchronisation des clients (Synceria)

Nous ne sommes pas responsables de l'intégration de toutes les autres données, telles que les données clients et les données produits. Pour l'intégration dans Bexio, Synceria représente une alternative intéressante.

Synchronisation des clients (Synceria)

Synchronisation entre Bexio et magento

Synchronisation entre Bexio et magento

Synceria fournit une représentation des commandes synchronisées.

Interaction entre Synceria et wallee Comptabilité

Lors de l'utilisation de Synceria en relation avec wallee, les informations sur les clients et les produits sont synchronisées avec Bexio. On peut déjà définir dans Synceria si une facture est générée ou non. Dans notre cas, le livre auxiliaire est géré dans wallee, il n'est donc pas nécessaire de générer les factures par Syncerian. Synceria est cependant utile pour la synchronisation des produits (pour WooCommerce) ainsi que des données de contact de vos clients, dans la mesure où celles-ci sont utilisées pour des commandes ultérieures ou si vous souhaitez utiliser les fonctions CRM de Bexio et faire des évaluations basées sur celles-ci.

Par souci d'exhaustivité, il convient de mentionner que wallee fournit déjà des informations et des évaluations complètes sur les clients de votre boutique.

Synchronisation des informations clients dans Bexio avec Synceria

Nous fournirons de plus amples informations à ce sujet ultérieurement.

Configuration

Vous pouvez activer Synceria directement dans Bexio pour 25 CHF / mois.

Conclusion

L'intégration comptable de wallee offre aux commerçants de toutes tailles une possibilité intéressante d'économiser massivement du temps et de l'argent. Une connexion à Bexio et à tout autre système comptable alternatif peut être facilement mise en œuvre. À intervalles réguliers, les chiffres d'affaires sont transférés de la comptabilité auxiliaire de wallee vers la comptabilité générale à l'aide du rapport de réconciliation. La comptabilisation des différentes commandes dans le grand livre de Bexio, qui prend beaucoup de temps, devient ainsi superflue. De plus, l'intégration de wallee avec les acquéreurs et les méthodes de paiement garantit que les frais de paiement corrects sont toujours indiqués et que les charge backs / rétrofacturations ainsi que les défaillances des débiteurs sont détectés.

Comme nous l'avons déjà mentionné à plusieurs reprises, cette méthode est totalement indépendante du programme de comptabilité et de la réglementation comptable utilisés. Dans les semaines à venir, nous allons créer des tutoriels similaires pour d'autres systèmes comme Banana Accounting, Sage, Abacus, etc. Si vous avez encore des questions sur la comptabilité avec wallee, notre support est à votre disposition.

Soutien

Si vous avez d'autres questions, n'hésitez pas à nous contacter.

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